Semaine 1 : 01/05/2017

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Le début du stage commence, enfin presque je pensais commencer le lundi 1er mai comme convenu avec le directeur de l'agence mais finalement c'est un jour férié alors pas de travail ce jour-là.

Je commence donc mon stage le mardi 2 mai à 8h30. Je rencontre ma tutrice, Hermina, qui m'explique que je resterai avec deux collègues du département des réservations.

Je m'installe donc sur le bureau avec Angela, qui est en charge des reservations pour les individuels. Elle me montre un peu ses missions et le logiciel de l'entreprise: 'ONCE'.

Je n'ai pas de bureau pour moi lors de cette première semaine donc je reste avec les autres et principalement je regarde mais j'effectue également quelques réservation à l'aide du logiciel et je remplis les dossiers.

J'envoie quelques mails de stop sales qui servent à indiquer que nous ne pouvons plus vendre certaines chambres pour les hôtels car nous n'avons plus d’allotement.

Je fais également quelques annulations de dossier.

 

Semaine 2 : 08/05/2017

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Malheureusement le 8 mai n'est pas férié à Malte alors c'est parti pour une nouvelle semaine.

J'ai rencontré l'autre stagiaire, Anne-Laure, également française. Ma tutrice m'a dit de rester avec elle pour qu'elle me montre ce qu'elle fait.

J'ai donc appris quelque chose de nouveau cette semaine.

J’écris les différentes réservations dans les Sales Book, ces classeurs servent à garder une trace des dossiers et des montants que les tours opérateurs (TO) nous doivent. Il faut donc noter le numéro du dossier et le nom du client sur la fiche correspondant au bon TO, puis calculer le montant total. Il arrive parfois qu’une réservation change ou soit annulée dans ce cas il faut modifier le tout pour avoir le bon résultat.

Voilà les tâches que nous avons faites cette semaine, c'est un peu répétitif et parfois nous finissons le travail assez tôt et on se retrouve sans avoir grand chose à faire.

 

Semaine 3 : 15/05/2017

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Cette semaine, je dois réceptionner les factures que l'entreprise reçoit des hôtels par courrier ou mail pour les remettre dans les dossiers. Pour cela je dois d’abord trouver la référence de la réservation pour taper le numéro sur le logiciel et pouvoir voir avec quel TO la réservation a été faite. Une fois cela fait je dois aller chercher le dossier dans le caisson correspondant. Un des inconvénients avec tous ces dossiers papiers c’est le temps perdu à devoir chercher manuellement car il peut y avoir une grande pile de dossier pour un TO et il faut en chercher un en particulier dedans ce qui peut prendre du temps et parfois certains dossiers sont introuvables ou mal classés. Ce système manque de modernité selon moi, il faudrait un moyen plus simple de retrouver ce que l’on cherche.

 

Semaine 4 : 22/05/2017

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Une collègue est partie en congé maternité cette semaine, je me retrouve donc à devoir faire certaines de ses tâches. L’entreprise travaille avec des TO venus du monde entier, une semaine après a venu des clients à Malte, il faut envoyer les factures par mail aux TO, j’imprime donc la feuille avec les arrivées pour une date choisie et je regarde le code du TO. Selon sa nationalité j’écris le mail en anglais, italien ou russe. Je trouve sur un fichier Excel l’adresse mail du service comptabilité du TO et je mets en pièce jointe les factures. Une fois cela fait je vais sur le logiciel ONCE pour cliquer sur ‘Process Invoice’ afin d’indiquer que les factures sur ces dates la ont été envoyées. Parfois les adresses mails ne sont pas dans le fichier Excel, il faut donc demander à la personne qui a fait la réservation de donner le mail et ensuite il faut l’ajouter au fichier.